Datenschutz Online

Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Online-Seminare

 

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“, „Slack“, informieren.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen die genannten Tools, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“).
„Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
„Slack“ ist ein Service der Slack Technologies Inc. Ebenfalls mit Sitz in den USA, San Francisco, 500 Howard Street, San Francisco, CA 94105

Verantwortlicher

Verantwortliche für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die Katholische Erwachsenenbildung im Lande Niedersachsen e. V.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite der genannten Services aufrufen, sind diese für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“, „Slack“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ und „Slack“ herunterzuladen. Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.

Wenn Sie die „Zoom“-App oder die Desktop-Anwendung von „Slack“ nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf den Website von „Zoom“ und „Slack“ finden.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ und „Slack“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

  • Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse,
  • Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird),
  • Profilbild (optional),
  • Abteilung (optional)
  • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
  • Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen,
  • Textdatei
  • des Online-Meeting-Chats.
  • Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit.
  • Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“- bzw. „Slack“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“ und „Slack“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir über „Zoom“ „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Online-Seminar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.
Art und Umfang der verarbeiteten Daten bei „slack“ sowie den Umgang mit den Betroffenenrechten entnehmen Sie der entsprechenden Datenschutzrichtlinie von „slack“. Weitere Fragen werden in den FAQ von „slack“ beantwortet.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. § 24 KDG kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der KEB Niedersachsen verarbeitet werden, ist § 53 KDG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ oder „Slack“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist § 6 Abs. 1 f) KDG die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 b) KDG, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 f) KDG. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Die Anbieter von „Zoom“ und „Slack“ erhalten notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ und „Slack“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit den Anbietern von „Zoom“ und „slack“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von § 29 KDG entspricht.

Beide Unternehmen unterstehen dem EU-US Privacy Shield Abkommen, mit dem sichergestellt wird, dass personenbezogene Daten bei ihrer Übertragung auf Server der USA im Sinne der EU-DSGVO verarbeitet werden.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

 

Datenschutzbeauftragte


Alle Informationswünsche, Auskunftsanfragen oder Widerrufe zur Datenverarbeitung richten Sie bitte per E-Mail oder schriftlich an den Datenschutzbeauftragten der KEB:

Gregor Piaskowy
Gerberstraße 2630169 Hannover
Tel.: 0511-34850-90
Email: datenschutz@keb-nds.de

Bei weitergehenden Fragen oder Beschwerden wenden Sie sich an:
Den Diözesandatenschutzbeauftragten des Erzbistums Hamburg der Bistümer Hildesheim, Osnabrück und des Bischöflich Münsterschen Offizialats in Vechta i.O. 

Andreas Mündelein
Unserer Lieben Frauen Kirchhof 20 
28195 Bremen
Telefon 0421-16301925
Email: a.muendelein@datenschutz-katholisch-nord.de
Internet www.datenschutz-kirche.de

Wenn Sie mehr wissen wollen über unseren Datenschutz, dann klicken Sie bitte hier.

Stand: 22.04.2020

© Katholische Erwachsenenbildung im Lande Niedersachen e.V. 22.04.2020